Старший/а фахівець/чиня із закупівель / Senior Procurement Officer

• Очолювати та керувати повним життєвим циклом закупівель товарів або послуг через субконтракти, рамкові угоди з постачальниками та замовлення на придбання.
• Проводити аналіз цін/вартості/доцільності та надавати рекомендації співробітникам закупівельного відділу на рівні офіцерів.
• Контролювати, наглядати та наставляти співробітників закупівельного відділу,забезпечуючи їх професійний розвиток та дотримання політик і процедур закупівель.
• Наставляти, навчати та допомагати співробітникам, що не є закупівельниками, у підготовці та поданні точних і повних запитів (PAR), оцінок вартості, Технічних Завдань / Технічних Умов, або визначенні інших технічних специфікацій.
• Розробляти та впроваджувати методи відбору постачальників для складних закупівель, забезпечуючи відповідність процедур.
• Організовувати та брати участь у дослідженнях ринку, оцінках відповідно до потреб і SOP, на регулярній основі

• Ведучий переговорів щодо високовартісних та/або складних умов, включаючи рамкові угоди або довгострокові партнерства.

• Виступати першим контактом при виникненні питань, пов'язаних із закупівлями, вирішувати складні ситуації та консультувати керівництво щодо подальших дій.
• Контролювати та сигналізувати про потребу оновлення Плану закупівель відповідно до Резолюції № 153.
• Оцінювати запити на закупівлю на повноту, правильність і доцільність.
• Планувати, готувати, проводити та керувати процесами запитів цінових пропозицій (RFIs, RFQs, RFPs) та інших етапів тендерної процедури.
• Керувати та сприяти роботі комітетів з розгляду закупівель, забезпечуючи прозоре прийняття рішень і належну документацію.
• Готувати, підписувати та керувати контрактами і їх змінами, забезпечуючи виконання договірних зобов'язань.
• Підтримувати адаптацію та навчання нових співробітників закупівельного відділу.

• Проводити оцінку постачальників, включаючи аналіз реєстраційних даних.
• Співпрацювати з постачальниками для збору необхідних даних і документації.
• Оцінювати ефективність роботи постачальників та розробляти процеси покращення на основі отриманих уроків.
• Врегулювати спори з постачальниками та підрядниками, якщо це потрібно.
• Підтримувати базу даних постачальників, контакти та списки кваліфікації.

• Контролювати графіки та статус кожного етапу доставки або послуги.
• Планувати, координувати та прогнозувати бюджет.
• Збирати та аналізувати дані для їх точності та управління ними.
• Готувати та подавати пакети запитів на оплату у співпраці з фінансовим відділом.
• Вести архіви закупівельних та фінансових документів.

• Брати участь у підготовці регулярної та позачергової звітності за запитом.
• Забезпечувати відповідність політикам та процедурам Chemonics і FCDO.
• Допомагати менеджеру з закупівель у всьому процесі тендерних процедур.
• Виконувати інші обов'язки та спеціальні проекти за завданням керівництва.

• Магістерський ступінь у галузі управління бізнесом, торгівлі, логістики, ланцюга постачання або відповідної сфери є перевагою.
• 6 років досвіду у сфері закупівель, з не менше ніж 3 роки релевантного досвіду роботи у міжнародних програмах, фінансованих донорами.
• Доведений досвід наставництва, керівництва та навчання молодших співробітників.
• Володіння англійською мовою на рівні не нижче за середній (письмово та усно).
• Здатність ефективно реагувати на термінові запити та вимоги.
• Вміння організовувати та пріоритетизувати
• Відмінне знання застосунків Microsoft Office 365.

• Сертифікати у сфері закупівель або управління ланцюгами постачання.
• Професійний досвід роботи з системами планування ресурсів (ERP) або електронними системами закупівель.

• Lead and manage the full lifecycle of procurements for Goods or Services through subcontracts, vendor framework agreements, and purchase orders.
• Conduct price/cost/reasonability analyses and provide guidance to officer-grade procurement staff.
• Supervise, oversee, and mentor officer-grade procurement staff, ensuring their professional development and adherence to procurement policies and procedures.
• Mentor, train and assist non-procurement staff on the requirements for development, submitting accurate and thorough requisitions (PARs), cost estimates, SoWs|ToRs, or determining other technical specifications.
• Develop and implement source selection methods for complex procurements, ensuring compliance.
• Organize and contribute to market surveys, assessments on regular basis, in accordance with Procurement needs and SOP.
• Negotiate high-value and/or complex terms independently, including framework agreements or long-term partnerships.
• Serve as the first point of escalation for procurement issues, resolving complex cases and advising management on appropriate courses of action.
• Oversees and signals the necessity of updating the Procurement Plan in accordance with Resolution No. 153.
• Assess purchase requisitions for completeness, correctness, and appropriateness.
• Plan, draft, and conduct and manage Invitations to Tender (RFIs, RFQs, RFPs) and other solicitation documents on all cycle stages.
• Lead and facilitate procurement review committees, ensuring transparent decision-making and proper documentation.
• Draft, sign, and manage contracts and modifications, ensuring fulfilment of contractual obligations.
• Support the onboarding, and training of new procurement staff.

• Conduct vendor due diligence, including assessment of registration data.
• Liaise with vendors to collect required data and documentation.
• Evaluate vendor performance and develop improvement processes based on lessons learned.
• Manage dispute resolution with vendors and contractors where needed.
• Maintain vendor database, contacts, and pre-qualification lists.

• Manage the schedule and status for each delivery or service phase.
• Plan, coordinate, and schedule budget forecasts.
• Collect and analyse data for correctness and manage them.
• Prepare and submit payment request packages in collaboration with the finance department.
• Maintain and archive procurement and finance files.

• Contribute to regular and ad hoc reporting as requested.
• Ensure compliance with Chemonics and FCDO policies and procedures.
• Assist the Procurement Manager throughout the whole tender process.
• Perform other duties and special projects, as assigned by Management.

• Master's degree in business administration, Commerce, Logistics, Supply Chain or relevant field is preferred.
• 6 years of procurement experience with at least of 3 years' relevant experience in a in an international donor-funded programs.
• Proven experience in mentoring, supervising, and training junior staff.
• Intermediate or higher proficiency in written and spoken English.
• Ability to respond effectively to time-sensitive demands & inquiries.
• Ability to organise and prioritize multiple tasks.
• Excellent knowledge of Microsoft Office 365 applications.

• Certificates in Procurement or Supply Chain Management.
• Professional experience using an Enterprise Resource Planning system (ERP) or e-procurement tools.

Rabota