Project Manager, Менеджер/-ка проєкту (Shelter)

HELVETAS Swiss Intercooperation

  • Киев
  • Постоянная работа
  • Полная занятость
  • 3 д. назад
BackgroundHELVETAS is the largest Swiss nongovernmental organization with a dual mandate for long-term development and humanitarian response. It has been present in Ukraine for several year implementing development projects mainly through local partners.During 2022 HELVETAS initiated emergency assistance. Currently we are building our operational presence to deliver comprehensive response to the current humanitarian crisis. HELVETAS plan to be active in Ukraine for next 5 years.We are looking for an experienced project manager to join our team to implement an initiative aimed at supporting the affected population in restoring basic infrastructure and housing conditions, as well as strengthening the capacity of communities in the affected regions of Ukraine.Responsibilities:Overall Project Management:
  • Lead the implementation of the project, ensuring alignment with objectives and donor requirements.
  • Coordinate activities across project locations (Kyiv, Kharkiv, Dnipro, Poltava, Chernihiv, Sumy and other locations as needed) to maintain consistency and effectiveness.
  • Monitor project progress, identify risks, and adapt plans as needed to achieve desired outcomes and report regularly on progress.
  • Collaborate closely with the Helvetas support team in Kyiv & Kharkiv to ensure operational efficiency.
  • Ensure that all project activities are implemented in accordance with Helvetas policies and procedures.
  • Provide support to Helvetas program delivery and development.
  • Support monitoring of partner organization project implementation.
  • Provide support with partner due diligence processes.
  • Support the establishment of new partnerships.
Stakeholder Engagement: * Establish and maintain productive relationships with local authorities, community organizations, and other stakeholders.
  • Represent the project in external forums and networking events to promote visibility and cooperation.
Grant Management: * Oversee the delivery of small grants to SMEs, ensuring adherence to project guidelines and timelines.
  • Ensure proper monitoring and reporting of grants in line with donor and organizational standards.
Monitoring, Evaluation, and Reporting * Ensure timely collection, analysis, and reporting of project data to relevant stakeholders.
  • Oversee project-related monitoring and evaluation (M&E) to track progress and impact.
  • Prepare high-quality reports for internal use, donors, and stakeholders.
Visibility and Public Presentation: * Ensure the project's visibility by contributing to communication materials, presentations, and public events.
  • Act as a spokesperson for the project, promoting its impact and success stories.
Other Duties: * Perform additional tasks as assigned to support the overall objectives of the organization.Key qualities for success in this role:
  • Minimum of 3 years of experience in project management, business development, or grant management in the development/humanitarian sector.
  • Proven experience managing multi-site projects.
  • Understanding of donor regulations and funding processes (knowledge of donors such as USAID, EU, SIDA, etc. is an advantage).
  • Good organizational skills with the ability to manage multiple tasks and priorities under tight deadlines.
  • Experience with grant management and reporting.
  • Strong stakeholder engagement and communication skills.
  • Excellent written and verbal communication skills in English and Ukrainian.
  • Proficiency in project monitoring, evaluation, and reporting.
  • Experience working in complex and challenging environments.
Key Competencies:
  • Detail-oriented with strong research and writing skills.
  • Developing comprehensive project plans, including timelines, budgets, resource allocation, and risk assessments
  • Proactively identifying and resolving issues, adapting plans as needed, and finding creative solutions to challenges.
  • Collaborative team player with a proactive approach to problem-solving.
  • Ability to maintain positive working relationships with external partners and internal teams.
We're Hiring - Inclusive Opportunities! At Helvetas, we believe that diversity and inclusivity make us stronger. We welcome professionals with disabilities and are ready to provide a supportive and accessible work environment.HELVETAS - найбільша швейцарська недержавна організація з подвійним мандатом для довгострокового розвитку та гуманітарної допомоги. Вона присутня в Україні кілька років, реалізуючи проекти розвитку в основному через місцевих партнерів.У 2022 році HELVETAS розпочала надання екстреної допомоги. Наразі ми будуємо нашу оперативну присутність для надання комплексної допомоги у зв'язку з поточною гуманітарною кризою. HELVETAS планує бути активною в Україні протягом наступних 5 років.Шукаємо досвідченого менеджера/-ку проєкту, який приєднається до нашої команди для реалізації ініціативи, спрямованої на підтримку постраждалого населення у сфері відновлення базової інфраструктури та житлових умов, а також посилення спроможностей громад у постраждалих регіонах України.Основні обов'язки:Управління проєктом:
  • Очолювати реалізацію проєкту відповідно до його цілей та вимог донорів.
  • Координувати діяльність у різних локаціях (Київ, Харків, Дніпро, Полтава, Чернігів, Суми та інші).
  • Відстежувати хід виконання проєкту, оцінювати ризики та коригувати плани за потреби.
  • Тісно співпрацювати з підтримуючими командами HELVETAS у Києві та Харкові.
  • Забезпечувати дотримання політик та процедур HELVETAS у всіх проєктних заходах.
  • Підтримувати виконання програмних ініціатив та розвиток діяльності організації.
Робота з партнерами:
  • Контролювати реалізацію проєктів партнерських організацій.
  • Підтримувати процес перевірки та оцінки партнерів.
  • Сприяти налагодженню нових партнерств.
Взаємодія із зацікавленими сторонами:
  • Встановлювати та підтримувати робочі відносини з місцевою владою, громадськими організаціями та іншими партнерами.
  • Представляти проєкт на зовнішніх заходах та у професійних мережах.
Управління грантами:
  • Контролювати процес надання малих грантів для МСП відповідно до проєктних вимог.
  • Забезпечувати моніторинг та звітність щодо грантів відповідно до стандартів донорів та організації.
Моніторинг, оцінка та звітність:
  • Збирати, аналізувати та готувати звітність щодо проєкту для внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін.
  • Контролювати моніторинг та оцінку ефективності проєкту.
Висвітлення та представлення проєкту:
  • Брати участь у створенні інформаційних матеріалів про проєкт та його досягнення.
  • Представляти проєкт у публічних заходах.
Ключові якості для успіху в цій ролі:
  • Мінімум 3 роки досвіду в управлінні проєктами, розвитку бізнесу або управлінні грантами у сфері розвитку/гуманітарної допомоги.
  • Досвід роботи з багатолокаційними проєктами.
  • Знання регуляцій та процесів фінансування донорів (USAID, ЄС, SIDA тощо буде перевагою).
  • Вміння працювати з великим обсягом завдань і дотримуватись строків.
  • Досвід у підготовці звітів та управлінні грантами.
  • Навички взаємодії із зацікавленими сторонами.
  • Вільне володіння українською та англійською мовами.
  • Досвід роботи у складних та кризових умовах.
Ключові компетенції
  • Увага до деталей, аналітичне мислення, вміння готувати звіти.
  • Вміння розробляти детальні проєктні плани, включаючи бюджети та оцінку ризиків.
  • Вміння швидко адаптуватися до змін та знаходити ефективні рішення.
  • Командний гравець із проактивним підходом до вирішення проблем.
  • Здатність ефективно співпрацювати з партнерами та внутрішніми командами.
Ми наймаємо - рівні можливості для всіх!У Helvetas ми віримо, що різноманітність та інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми відкриті до професіоналів з інвалідністю та готові забезпечити підтримку та доступне робоче середовище.

Rabota