Мета посадиЗняти з відділу продажів рутину документів і баз. Прискорити цикл угод. Забезпечити порядок у даних, документах і строках.Обов'язкиПідтримка продажів і керівникаОперативне оформлення КП, специфікацій, офіційних листів за ТЗ менеджера/керівника.Підтримка та актуалізація шаблонів документів.Виконання адміністративних доручень керівника.Документи і ЕДОФормування та облік договорів, додатків, актів, рахунків, видаткових.Моніторинг електронного документообігу (перегляд статусів, комплектність); підписання - за участі бухгалтерії.Архів: систематизація, нумерація, індексація, збереження на сервері й у папері.Дані, 1С і файлиВнесення й оновлення номенклатури, УКТ ЗЕД (базово), цін, прайсів, фото, сертифікатів, карток контрагентів.Контроль коректності введення в 1С; щоденна звірка ключових довідників.Структура серверних папок, зрозумілі імена файлів, версії, резервні копії.Реєстри: КП, договори, акти, сертифікати, заявки; пошук і видача потрібної інформації в строк.Фінанси і бухгалтеріяПередача рахунків на оплату, фіксація у базі, контроль статусів і термінів.Ведення первинки; своєчасна передача документів у бухгалтерію.Облік додаткових витрат із підтвердженням та прив'язкою до угод/замовлень.ТендериМоніторинг Prozorro і приватних майданчиків за заданими фільтрами.Реєстрації/кваліфікації на майданчиках; підтримка актуального пакета документів.Підготовка та подання тендерних комплектів, контроль дедлайнів.Контрагенти, постачальники, логістика (підтримка)КП, договори/специфікації під вимоги контрагента.Уточнення умов, термінів, цін; запити сертифікатів/паспортів якості.Підтримка відвантажень: заявки, документи перевізникам, контроль повернення підписаних примірників.Звіти і сертифікатиКороткі зведення у встановлених форматах (продажі, витрати, фінанси).Контроль повноти товарної документації та відповідності номенклатурі.Дисципліна і конфіденційністьДотримання дедлайнів та стандартів оформлення.Захист комерційної та персональної інформації (NDA обов'язковий).Рекомендовані навички та знанняExcel, Word, Paint, PDF - впевнено.Excel, просто: створювати/оновлювати таблиці; підсумки й середні; знаходити дані за назвою/кодом і переносити в інші таблиці чи прайси; сортувати/фільтрувати; просте підсвічування; підготовка CSV; перевірка чисел і дат.Первинка: рахунок, видаткова накладна, акт, ТТН - розуміння призначення і реквізитів.1С:УТП: базово або швидко опанувати; довідники, прайси, первинка, прості звіти.ЕДО: перегляд і моніторинг статусів у Вчасно/М.E.Doc/СОТА (підписання - у бухгалтерії).Сканери/принтери: коректне сканування, друк, іменування файлів, злиття/розділення PDF.УКТ ЗЕД: базове розуміння логіки кодів.Організація даних: чітка структура папок, версії, резерви.Комунікації: e-mail/телефон/месенджери; фіксація домовленостей у реєстрах/базі.Бажані особисті рисиПорядність і чесність.Відповідальність за результат, дотримання строків.Акуратність і уважність до деталей.Готовність працювати в команді.Енергійність, робочий темп.Ініціативність, нормальне ставлення до помилок, швидке виправлення.Готовність навчатися і рости.Самоорганізація, спокій під дедлайнами.Умови праці і графікРобочі дні: понеділок-п'ятниця.Графік: 08:50-17:00; у дні корпоративних ранкових занять спортом - 09:30/10:00-17:00.Вітається прихід трохи раніше.Щотижневі загальні збори команди.Вихідні у святкові дні та на дні народження.Офіс: комфортне середовище, повний набір інструментів (ПК, телефони, принтери, сканери тощо), кухня, кімната відпочинку та дітей, затишна «домашня» атмосфера.Лояльність керівництва: можливість відпроситися/піти раніше за потреби, особиста підтримка.Офіційне працевлаштування, відпустки, стабільність, без затримок зарплати, прозорість.Оплата і бонусиСтавка: 15 000-18 000 грн (за результатами співбесіди та адаптації).Бонуси за результат та ініціативу:Підтримка угод: за своєчасний і безпомилковий пакет документів для угод менеджерів - фіксований бонус або % від прибутку угоди (2-8%).Тендери: за участь у виграному тендері - фіксована винагорода.Якість: місячна премія за 0 критичних помилок у документах/базі.Економія/оптимізація: ініціативи, що дали практичну користь (скорочення витрат, прискорення процесу, впровадження інструменту) - разова винагорода.Впровадження нових корисних інструментів/процесів - заохочення.Соціальні стимули: корпоративні заняття спортом, тімбілдинги (концерти, театри, шоу, виїзди на природу, святкування), подарунки, корпоративні поїздки, навчання і тренінги за погодженням.Перспектива: зростання до керівника адміністративного напряму/операцій, розширення зони відповідальності.KPI / очікувані стандартиДокументи для продажів: 95% пакетів - у строк «день у день/до 24 год» після ТЗ.Помилки: 0-1 критична на місяць; більше - без премії.База 1С: актуальність прайсів/номенклатури, відсутність дублів, коректні реквізити.Рахунки: оперативна передача, коректна фіксація, контроль оплат і закриття.Тендери: виконані моніторинги/подачі за планом, без пропущених дедлайнів.Опитувальник до співбесіди (10 коротких відповідей, 1-3 речення)Що зазвичай виводить із рівноваги і як це стримуєш.Коли задач багато одночасно - твоя послідовність дій.Алгоритм дій, якщо помилку знайдено перед відправкою документа.Приклад, коли сам навів порядок у файлах/таблицях.Як просиш уточнення, якщо ТЗ неповне.Приклад ініціативи без прямої вказівки.Як тримаєш фокус на рутині.Як фіксуєш прогрес і дедлайни.Ситуація етична: просять «підправити дату» - твоя дія.Що для тебе «думати як керівник» у цій ролі.