Office Manager

• Організовувати планування офісного простору та замовляти канцтовари/обладнання
• Підтримувати належний стан офісу та організовувати необхідні ремонти
• Організовувати офісні операції та процедури
• Планувати та призначати зустрічі
• Співпрацювати з HR для оновлення та підтримки офісних політик
• Забезпечувати своєчасне виставлення рахунків та оплату
• Вести переговори щодо контрактів та цін з постачальниками та сервісними компаніями
• Контролювати офісний бюджет та забезпечувати точну звітність
• Надавати загальну підтримку відвідувачам
• Допомагати в адаптації нових співробітників та координувати вручення подарунків
• Відповідати на запити співробітників щодо питань управління офісом
• Взаємодіяти з постачальниками послуг з управління приміщенням (прибирання, кейтеринг, охорона)
• Планувати та координувати внутрішні та зовнішні заходи (вечірки, святкування, конференції)
• Планувати, бронювати та координувати відрядження для колег і клієнтів
• Готувати звіти про витрати на відрядження та рекомендації щодо оптимізації витрат
• Вести базу даних частих мандрівників, постачальників та історії відряджень
• Виконувати інші завдання, які можуть бути доручені

• Досвід роботи на позиції Office Manager, Front Office Manager або Administrative Assistant
• Знання обов'язків, систем та процедур адміністрації офісу
• Володіння MS Office (Excel, Outlook)
• Відмінні навички тайм-менеджменту, багатозадачності та пріоритизації
• Увага до деталей та вміння вирішувати проблеми
• Відмінні письмові та усні комунікаційні навички
• Сильні організаційні та планувальні навички
• Креативне мислення та здатність пропонувати покращення
• Рівень англійської не нижче Strong Intermediate

• Досвід роботи в міжнародних компаніях
• Знання систем управління відрядженнями
• Навички організації заходів

• Висока організованість та увага до деталей
• Сильні навички міжособистісної взаємодії та вміння працювати з різними командами
• Проактивне вирішення проблем з креативним підходом
• Комфортно працювати з кількома завданнями у швидкому темпі

• Organize office layout and order stationery/equipment
• Maintain office condition and arrange necessary repairs
• Organize office operations and procedures
• Schedule meetings and appointments
• Partner with HR to update and maintain office policies
• Ensure timely invoicing and payments
• Manage contract and price negotiations with vendors and service providers
• Control office budget and ensure accurate reporting
• Provide general support to visitors
• Assist in onboarding new hires and coordinate employee gifts
• Address employees' queries regarding office management issues
• Liaise with facility management vendors (cleaning, catering, security)
• Plan and coordinate in-house and off-site activities (parties, celebrations, conferences)
• Plan, book, and coordinate travel arrangements for colleagues and clients
• Provide travel expense reports and recommendations for cost reduction
• Maintain travel database of frequent travelers and suppliers
• Perform other duties as reasonably assigned

• Proven experience as Office Manager, Front Office Manager, or Administrative Assistant
• Knowledge of office administration responsibilities, systems, and procedures
• Proficiency in MS Office (Excel, Outlook)
• Excellent time management, multitasking, and prioritization skills
• Attention to detail and problem-solving abilities
• Excellent written and verbal communication skills
• Strong organizational and planning skills
• Creative mindset with ability to suggest improvements
• Strong Intermediate English level or higher

• Experience in multinational companies
• Knowledge of travel management systems
• Event planning skills

• Highly organized and detail-oriented
• Strong interpersonal skills and ability to work with diverse teams
• Proactive problem solver with creative thinking
• Comfortable handling multiple tasks in a fast-paced environment

Rabota