Personal Assistant, Office Manager / Clinical Trials

FutureMeds Ukraine

Киев
Постоянная работа
Полная занятость

23 д. назад

FutureMeds- це міжнародна компанія, яка спеціалізується на проведенні медичних клінічних досліджень нових лікарських засобів та інноваційних методів лікування. Мережа FutureMeds об'єднує понад 25 спеціалізованих дослідницьких центрів у шести європейських країнах, зокрема у Великій Британії, Польщі, Німеччині, Болгарії, Україні, і має понад 220 досвідчених дослідників та понад 1300 провайдерів домашнього догляду. В Україні компанія представлена відділеннями у Києві, Житомирі, Вінниці та Львові. FutureMeds співпрацює зі світовими фармацевтичними компаніями та організаціями з клінічних досліджень.Оголошуємо конкурс на вакансію Personal Assistant, Office ManagerМета ролі:Створити чітко організовану, продуктивну та комфортну робочу екосистему, де команда дослідників зосереджена виключно на своїй експертизі, а адміністративна й операційна підтримка здійснюється системно та з турботою про людей.Основні обов'язки:

Адміністративна підтримка Сайт-директора, управління календарем, графіками, кореспонденцією.
Забезпечення безперебійного функціонування офісу: контроль запасів, логістика, організація простору, технічна підтримка, координація календарів і зустрічей, підготовка до візитів пацієнтів та інших подій.
Координація взаємодії з командою: оперативне реагування на запити координаторів досліджень та лікарів.
Підготовка шаблонізованої та стандартизованої внутрішньої документації: службові записки, накази, листи.
Підтримка та адміністрування task-менеджера ClickUp: централізований облік і трекінг задач, нагадування, створення шаблонів.
Взаємодія з постачальниками та сервісами: закупівлі, доставки із трекінгом кожної операції.
Підготовка документації й підтримка під час моніторингових візитів, аудитів та інспекцій.
Ведення нотаток і протоколів з командних нарад, контроль виконання делегованих задач.
Ініціативна участь у процесних покращеннях і впровадженні інновацій у сфері адміністрування.

У цій ролі вам знадобляться:Hard Skills (ключові професійні навички):

Вища або профільна освіта (менеджмент, адміністрування, економіка, діловодство).
Досвід роботи на адміністративній або офісній позиції від 1 року (досвід у медичних закладах буде плюсом).
Володіння ПК: MS Office, Google Docs, SharePoint, досвід роботи з task-менеджерами (ми працюємо в ClickUp ).
Знання ділового етикету, основ документообігу, досвід ведення логістики й закупівель.
Базова англійська для опрацювання документації й листування.

Soft Skills:

Системність, організованість, здатність мислити на кілька кроків вперед.
Вміння керувати пріоритетами, швидко реагувати у багатозадачному середовищі.
Відповідальність, конфіденційність, точність у роботі з даними.
Проактивність та прагнення до спільного результату.
Готовність підтримувати атмосферу турботи та високих стандартів

Ми пропонуємо:

Гібридний формат роботи, простір для самостійної організації процесів.
Конкурентну винагороду з щорічним переглядом за результатами.
Повне технічне забезпечення.
Можливості для професійного розвитку й навчання.
Ціннісне міжнародне середовище.

Критерії оцінювання результатів роботи через 1 рік:

Фокус сайт-директора на експертизі:

Всі другорядні адміністративні задачі автоматизовані. * Системність і правильність процесів:Адміністративний workflow повністю стандартизовано, таск-менеджер ClickUp використовується для всіх задач, створені шаблони, чеклісти й плейбуки реалізовані й діють у повсякденні. * Командна взаємодія та відсутність хаосу: Команда працює організовано, без стресу і “тертя”, у середовищі довіри.

Впорядкованість і прозорість адміністрації:

Уся документація впорядкована, доступна, оновлена; готовність до аудитів і візитів завжди висока, а процеси взаємодії з постачальниками - прозорі та регулярні. * Ініціативи з покращення:За рік впроваджено як мінімум дві ініціативи, що істотно спростили або автоматизували рутинні адміністративні задачі та зменшили “ручну” роботу або кількість конфліктів у команді.Якщо ця позиція вас зацікавила, надсилайте резюме або залиште відгук на вакансіюFutureMeds - місце для тих, хто хоче робити реальні зміни у медицині та підтримці здоров'я.

Rabota

Откликнуться