Project Coordinator

• 1. Project Coordination & Implementation
• · Coordinate daily implementation of activities.
• · Ensure project activities are delivered in line with approved workplans, budgets, timelines, IMAS, and national mine action standards.
• · Support operational planning in coordination with Project Manager and Project Officer MEAL
• · Track progress against targets and flag risks, delays, or operational challenges.

• 2. Donor & Stakeholder Coordination
• · Serve as focal point for coordination with donor offices and implementing partners
• · Support preparation and follow-up of coordination meetings, field visits, and donor monitoring missions.
• · Ensure effective information flow.

• · Ensure compliance with IMAS, national mine action authority regulations, UNDPdonor rules, and organisational SOPs.
• · Ensure quality assurance, quality control, and operational safety standards are maintained.
• · Support incident reporting, follow-up actions, and corrective measures where required.

• 4. Monitoring, Reporting & Documentation
• · Coordinate with Project Officer MEAL to ensure accurate and timely data collection and reporting.
• · Contribute to donor narrative reports, situation updates, and internal reports.
• · Ensure project documentation (plans, reports, approvals, correspondence) is complete and properly archived.

• 5. Financial & Administrative Coordination
• · Support budget monitoring, expenditure tracking, and forecasting in coordination with finance team.
• · Review project-related procurement and logistics requests to ensure alignment with approved plans and timelines.
• · Support contract management of partners and service providers as required.

• · Coordinate work of project staff, consultants, and partners under the project.
• · Support onboarding, task planning, and performance follow-up of project personnel.
• · Promote collaboration between construction, operations, MEAL, finance and logistics team.

• · Identify operational, security, and implementation risks and support mitigation measures.
• · Support adaptive management by proposing adjustments based on project realities, MEAL findings, and stakeholder feedback.

• 8. General APOPO Responsibilities
• · Adhere to APOPO's Code of Ethics and Professional Conduct.
• · Promote APOPO's mission, values, and reputation in all activities.

• · A relevant University degree.
• · Experience in Humanitarian Mine Action or the broader Humanitarian/NGO sector.
• · Broad experience in proposal development, donor reporting, partner/donor relations, grant monitoring, management, information management, administration, and contract compliance.
• · The ability to produce written material of a very high quality and prioritize a heavy workload to meet deadlines is essential.
• · An understanding of NGOs and a commitment to humanitarian work.
• · A flexible and adaptable approach to work.
• · Excellent interpersonal skills with the ability to build effective relationships with a range of people.
• · Ukrainian language skills.
• · Fluent written and spoken English language skills.

• · Координувати щоденну реалізацію проєктних заходів.
• · Забезпечувати виконання проєктних активностей відповідно до затверджених робочих планів, бюджетів, графіків, стандартів IMAS та національних стандартів протимінної діяльності.
• · Підтримувати операційне планування у координації з Керівником проєкту та Фахівцем проєкту з моніторингу, оцінки, підзвітності та навчання (MEAL).
• · Відстежувати прогрес у досягненні запланованих показників та своєчасно повідомляти про ризики, затримки або операційні виклики.

• · Виконувати функції контактної особи для координації з донорськими офісами та партнерами-виконавцями.
• · Підтримувати підготовку та подальший супровід координаційних зустрічей, польових візитів та місій донорського моніторингу.
• · Забезпечувати ефективний обмін інформацією між усіма залученими сторонами.

• · Забезпечувати дотримання стандартів IMAS, вимог національного органу з протимінної діяльності, правил UNDP / донорів та внутрішніх стандартних операційних процедур організації.
• · Забезпечувати підтримання стандартів забезпечення якості (QA), контролю якості (QC) та операційної безпеки.
• · Підтримувати процеси звітування щодо інцидентів, подальших дій та коригувальних заходів за необхідності.

• · Координувати роботу з Фахівцем проєкту MEAL для забезпечення своєчасного та точного збору даних і звітності.
• · Брати участь у підготовці донорських наративних звітів, ситуаційних оновлень та внутрішніх звітів.
• · Забезпечувати повноту проєктної документації (плани, звіти, погодження, кореспонденція) та її належне архівування.

• · Підтримувати моніторинг бюджету, відстеження витрат та фінансове прогнозування у координації з фінансовою командою.
• · Перевіряти запити, пов'язані з закупівлями та логістикою, з метою забезпечення їх відповідності затвердженим планам і строкам реалізації.
• · Підтримувати управління контрактами з партнерами та постачальниками послуг у разі потреби.

• · Координувати роботу проєктного персоналу, консультантів та партнерів, залучених до реалізації проєкту.
• · Підтримувати процеси адаптації (onboarding), планування завдань та оцінки виконання персоналу проєкту.
• · Сприяти ефективній співпраці між командами будівництва, операцій, MEAL, фінансів та логістики.

• · Виявляти операційні, безпекові та ризики реалізації проєкту та сприяти впровадженню заходів з їх мінімізації.
• · Підтримувати адаптивне управління проєктом шляхом пропозиції коригувань з урахуванням реалій впровадження, результатів MEAL та зворотного зв'язку від зацікавлених сторін.

• · Дотримуватися Кодексу етики та професійної поведінки APOPO.
• · Сприяти просуванню місії, цінностей та репутації APOPO у всіх видах діяльності.

• · Вища освіта за відповідним напрямом.
• · Досвід роботи у сфері гуманітарного розмінування або в ширшому гуманітарному / неурядовому секторі.
• · Широкий досвід у розробці проєктних пропозицій, донорській звітності, роботі з партнерами та донорами, моніторингу грантів, управлінні, управлінні інформацією, адмініструванні та дотриманні контрактних зобов'язань.
• · Здатність готувати письмові матеріали високої якості та ефективно пріоритизувати значний обсяг завдань для дотримання дедлайнів.
• · Розуміння принципів роботи неурядових організацій та відданість гуманітарній діяльності.
• · Гнучкий та адаптивний підхід до роботи.
• · Відмінні міжособистісні навички та здатність вибудовувати ефективні робочі відносини з різними стейкхолдерами.
• · Володіння українською мовою.
• · Вільне письмове та усне володіння англійською мовою.

Rabota