Finance, Administration Officer

HAMAP Humanitaire

Киев
Постоянная работа
Полная занятость

6 д. назад

Опис вакансіїУкраїнська версія нижчеHOW TO APPLYSend your CV in English at [ ] mentioning the position reference (UA_2026−002) in the subject of your email.Application deadline is 27 March 2026. Application received after this date will not be taken into considerations. Applications will be reviewed on a rolling basis, and the position may be filled before the deadline.ORGANIZATIONHAMAP-Humanitaire is a French NGO, established in 1999 in order to contribute to the struggle against mines and the risks it presents to civilian population. HAMAP-Humanitaire is active in 13 countries and pursues a mission of support to local partners from the need assessment, through project conception and to its sustainable implementation. HAMAP Humanitaire diversified its field of activity, to encompass two sectors: Engineering (WASH, construction, energy) and Mine Action.HAMAP-HUMANITAIRE IN UKRAINEHAMAP-Humanitaire is opening its first office in Ukraine to implement a capacity building program for a local actor in the field of Mine Action.DESCRIPTION OF DUTIESUnder the supervision of the Head of Mission, the Finance & Admin Officer carries out administrative, accounting and financial management of HAMAP-Humanitaire (HH) in Ukraine, in compliance with donor and HH policies and procedures.He/she supervises accounting operations, bank and cash management and carries out budget follow up in conjunction with the program team.Main Responsibilities and tasksBudget and Financial Monitoring

Update on a frequent basis HH Allocation table and all relevant finance tools.

Update and analyze budget follow up tools in coordination with the Head of Mission.

Ensure compliance to HH and donor financial procedures.

Contribute to financial report development.

Contribute, in close link with the Head of Mission, to develop project proposal budgets.

Ensure financial monitoring of HAMAP local partner as required.

Cash Flow and Accounting

Formulate monthly cash request.

Supervise safe and cashbox and ensure weekly cash counts for the office.

Contribute to develop and maintain a Cash Management policy.

Review eligibility of all related expenses in compliance with HH procedures.

Carry out timely corrective actions on unsubmitted expense requests and reports, including budget check errors, match exceptions, and unapproved requests, and reports.

Prepare and supervise the monthly closing, review and integration of the accounting.

Ensure the proper archive of the all the relevant supporting documents.

Administration

Ensure communication and follow up with the HH lawyer as required for the management of local HR and other matters.

Ensure communication and follow up with the HH Accountant as required.

Contribute to the development of HH Internal Rules and Regulations.

Other

Follow HAMAP-Humanitaire Security rules and procedures.

Travel to areas of Ukraine as required.

RequirementsEducation

University degree in business administration, finance, logistics or relevant field.

Experience

At least 3 years or work experience in finance/administration.

Practical experience with international NGOs, or UN is a strong advantage.

Experience in the Mine Action sector is a strong advantage.

Soft skills

Flexible and adaptable to any situation.

Ability to work independently while under pressure.

Excellent work habits with a willingness to work in a multi-cultural environment.

Excellent organizational skills, including proven ability in administration, financial and logistics.

Excellent communication skills, including drafting documents.

ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ

Надішліть своє резюме англійською мовою на адресу [

], вказавши у темі листа код вакансії(UA_2026−002). * Кінцевий термін подання заявок - 27 березня2026 року. Заявки, отримані після цієї дати, не розглядатимуться. Заявки розглядатимуться у міру їх надходження, і вакансія може бути заповнена до закінчення терміну.ОРГАНІЗАЦІЯHAMAP-Humanitaire - французька неурядова організація, заснована у 1999 році з метою сприяння боротьбі з мінами та ризиками, які вони становлять для цивільного населення. HAMAP-Humanitaire працює у 13 країнах і виконує місію підтримки місцевих партнерів - від оцінки потреб, через розробку проектів, до їхнього сталого впровадження. HAMAP Humanitaire розширила сферу своєї діяльності, охопивши два сектори: інженерія (WASH, будівництво, енергетика) та протимінна діяльність.HAMAP-HUMANITAIRE В УКРАЇНІHAMAP-Humanitaire відкриває свій перший офіс в Україні для реалізації програми з розбудови потенціалу місцевого суб'єкта у сфері протимінної діяльності.ОПИС ОБОВ'ЯЗКІВПід керівництвом керівника місії фінансовий та адміністративний співробітник здійснює адміністративне, бухгалтерське та фінансове управління HAMAP-Humanitaire (HH) в Україні відповідно до політик та процедур донорів та HH.Він/вона контролює бухгалтерські операції, управління банківськими рахунками та готівкою, а також здійснює моніторинг виконання бюджету спільно з командою програми.Основні обов'язки та завданняБюджетний та фінансовий моніторинг

Регулярно оновлювати таблицю розподілу коштів HH та всі відповідні фінансові інструменти.
Оновлювати та аналізувати інструменти контролю за виконанням бюджету у співпраці з керівником місії.
Забезпечувати дотримання фінансових процедур HH та донорів.
Брати участь у підготовці фінансових звітів.
У тісній співпраці з керівником місії брати участь у розробці бюджетів проектних пропозицій.
Забезпечувати фінансовий моніторинг місцевого партнера HAMAP за необхідності.

Грошові потоки та бухгалтерський облік

Складання щомісячних запитів на готівку.
Нагляд за сейфом та касою та забезпечення щотижневого перерахунку готівки в офісі.
Участь у розробці та підтримці політики управління грошовими потоками.
Перевірка відповідності всіх пов'язаних витрат процедурам HH.
Вчасне вжиття коригувальних заходів щодо неподаних запитів на витрати та звітів, включаючи помилки перевірки бюджету, невідповідності та незатверджені запити та звіти.
Підготовка та контроль щомісячного закриття, перевірка та інтеграція бухгалтерського обліку.
Забезпечення належного архівування всіх відповідних підтверджуючих документів.

Адміністрація

Забезпечення комунікації та взаємодії з юристом HH за необхідності для управління місцевим персоналом та інших питань.
Забезпечення комунікації та взаємодії з бухгалтером HH за необхідності.
Участь у розробці внутрішніх правил та положень HH.

Інше

Дотримуватися правил та процедур HAMAP-Humanitaire Security.
Виїжджати в різні регіони України за потреби.

ВимогиОсвіта

Вища освіта у сфері управління бізнесом, фінансів, логістики або відповідної галузі.

Досвід

Щонайменше 3 роки досвіду роботи у сфері фінансів/адміністрації.
Практичний досвід роботи в міжнародних НУО або ООН є значною перевагою.
Досвід роботи у сфері протимінної діяльності є значною перевагою.

М'які навички

Гнучкість та здатність адаптуватися до будь-якої ситуації.
Здатність працювати самостійно в умовах стресу.
Відмінні робочі навички та готовність працювати в мультикультурному середовищі.
Відмінні організаційні навички, включаючи підтверджену здатність до адміністративної, фінансової та логістичної роботи.
Відмінні комунікативні навички, включаючи складання документів.

Відгукнутися, менше 10 співробітників

work.ua

Откликнуться