Procurement Officer, фахівець із закупівель

• Manage end-to-end procurement processes for assigned Purchase Requisitions.
• Determine appropriate procurement methods based on internal policies and donorrequirements.
• Prepare and issue RFQs, RFPs, and tender documentation.
• Conduct bid analysis and prepare evaluation documentation in line with procedures.
• Support negotiation of contract terms and supplier agreements.
• Serve as administrator of tender processes and coordinate evaluation committees.
• Prepare evaluation reports and ensure proper approval workflows.
• Ensure procurement documentation is complete and compliant with Team4UA anddonor regulations.
• Maintain organized procurement files for audit and verification purposes.

• Liaise with suppliers to schedule and monitor deliveries.
• Ensure suppliers coordination of goods and services in coordination with requesting departments.
• Address delivery discrepancies, shortages, or delays.
• Conduct market research and maintain updated supplier databases.

• Maintain and update procurement trackers.
• Review vendor invoices and prepare payment documentation for Finance.
• Ensure accurate archiving of procurement records.

• Minimum 3 years of relevant professional experience in procurement.
• Experience in NGO or humanitarian/development context is preferred.
• Experience in construction-related procurement is a strong advantage.
• Familiarity with donor-funded procurement rules and regulations.

• Strong knowledge of procurement procedures and tendering processes.
• Experience in contract negotiation and supplier management.
• Strong documentation and reporting skills.
• High attention to detail and compliance orientation.
• Ability to manage multiple procurement processes simultaneously.
• Proficiency in MS Office (especially Excel).

• Управління повним циклом закупівель за закріпленими заявками на закупівлю.
• Визначення відповідних методів закупівель на основі внутрішніх політик та вимог донорів.
• Підготовка та оприлюднення запитів на надання цінових пропозицій (RFQ), запитів на пропозиції (RFP) та тендерної документації.
• Проведення аналізу пропозицій та підготовка оціночної документації згідно з процедурами.
• Підтримка у веденні переговорів щодо умов контрактів та угод із постачальниками.
• Виконання функцій адміністратора тендерних процесів та координація роботи оціночних комісій.
• Підготовка звітів про оцінку та забезпечення належного робочого процесу затвердження.
• Забезпечення повноти закупівельної документації та її відповідності регламентам Team4UA та вимогам донорів.
• Ведення впорядкованих файлів закупівель для цілей аудиту та перевірки.

• Координація постачань та контроль строків виконання замовлень.
• Перевірка фактичного отримання товарів і послуг у взаємодії із запитуючими підрозділами.
• Вирішення питань, пов'язаних із затримками, нестачею або невідповідністю постачань.
• Проведення дослідження ринку та оновлення бази постачальників.

• Ведення та регулярне оновлення трекерів закупівель.
• Перевірка рахунків постачальників та підготовка пакету документів для фінансового відділу.
• Забезпечення належного зберігання закупівельної документації.

• Мінімум 3 роки релевантного професійного досвіду у сфері закупівель та/або логістики.
• Досвід роботи в гуманітарному або розвитковому секторі є перевагою.
• Досвід у сфері будівельних закупівель є суттєвою перевагою.
• Знання донорських правил і процедур закупівель.

• Ґрунтовне знання процедур закупівель та тендерних процесів.
• Досвід ведення переговорів та роботи з постачальниками.
• Висока увага до деталей та орієнтація на комплаєнс.
• Здатність працювати з кількома процесами одночасно.
• Впевнене володіння MS Office (особливо Excel).

work.ua