Administrative Manager

• Organize and oversee daily office operations and procedures.
• Manage office cleanliness, supply procurement, and overall staff well-being.

• Coordinate vehicle maintenance, logbooks, and scheduling.
• Manage staff travel arrangements and business trip documentation.
• Work with primary supplier documents, ensuring accuracy and completeness.
• Support procurement planning, requests, and specifications.

• Organize logistics for workshops, trainings, focus groups, and other events.

• Coordinate and monitor implementation of internal administrative policies.
• Ensure administrative documentation is complete and traceable for audits.

• Manage and maintain office IT infrastructure (local network, Wi-Fi, email).
• Provide first-line technical support for hardware and software issues.
• Manage user accounts, permissions, and access rights to organizational platforms.
• Oversee inventory, deployment, and maintenance of all IT assets.

• Bachelor's degree in Business Administration, Management, or a related field.
• Minimum 3−5 years of experience in administrative or operations management, preferably in an NGO.
• Proficiency in financial documentation, procurement procedures, and compliance standards.
• Experience managing office logistics, fleet, and coordinating business travel.
• Knowledge of IT support and infrastructure management (basic network & hardware troubleshooting).
• Fluency in English.

• Organizational Skills: excellent planning, coordination, and time management.
• Attention to Detail: meticulous approach to documentation, financial records, and IT assets.
• Problem-Solving: ability to troubleshoot operations, logistics, and technical issues.
• Communication: strong interpersonal and written skills for working with staff and suppliers.
• Integrity: high professionalism and adherence to confidentiality standards.

• Організовувати та контролювати щоденні офісні операції та процедури.
• Управляти чистотою офісу, закупівлею витратних матеріалів та загальним добробутом персоналу.

• Координувати технічне обслуговування автомобілів, ведення журналів пробігу.
• Організовувати відрядження співробітників, включаючи оформлення документів та логістику.
• Працювати з первинними документами постачальників, забезпечуючи точність і повноту.
• Підтримувати процеси закупівель: планування, запити та підготовка специфікацій.

• Організовувати логістику для воркшопів, тренінгів, фокус-груп та інших операційних заходів.

• Координувати та контролювати виконання внутрішніх адміністративних політик.
• Забезпечувати наявність та точність адміністративної документації для аудитів.

• Управляти та підтримувати офісну ІТ-інфраструктуру (локальна мережа, Wi-Fi, електронна пошта).
• Координувати технічну підтримку з питань апаратного та програмного забезпечення.
• Управляти обліковими записами користувачів, правами доступу до корпоративних платформ.
• Вести облік, розгортання та технічне обслуговування всіх ІТ-активів.

• Ступінь бакалавра з ділового адміністрування, менеджменту або суміжної галузі.
• Мінімум 3−5 років досвіду в адміністративному управлінні або управлінні операціями, бажано в НГО.
• Досвід роботи з фінансовою документацією, процедурами закупівель і стандартами відповідності.
• Досвід управління офісною логістикою, автопарком та координацією відряджень.
• Знання ІТ-підтримки та управління інфраструктурою (базова мережева та апаратна діагностика).
• Вільне володіння англійською мовою.

• Організаційні навички: відмінне планування, координація та управління часом.
• Увага до деталей: ретельний підхід до документації, фінансових записів та обліку ІТ-активів.
• Вирішення проблем: здатність усувати труднощі в операційній діяльності та технічній підтримці.
• Комунікація: сильні міжособистісні та письмові навички для взаємодії з персоналом та постачальниками.
• Доброчесність: високий рівень професіоналізму та дотримання стандартів конфіденційності.

work.ua