Фахівець адміністративно-господарського відділу / Administrative Assistant

The Mines Advisory Group

Киев
Контрактная работа
Полная занятость

23 д. назад

MAG УкраїнаНазва посади: Фахівець адміністративно-господарського відділуМісто: КиївДата початку роботи: ASAPВид працевлаштування: Офіційне працевлаштування за строковим контрактом до 11.12.2026 з можливістю продовженняВипробувальний термін: 3 місяціЗаробітна плата: 50 500 грн на місяць бруттоПро MAG:MAG - це міжнародна організація, яка понад 30 років очищує території від вибухонебезпечних предметів та навчає ризикам у більш ніж 34 країнах світу. MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін. Наше бачення - безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту.Наша місія:З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих.MAG заохочує подавати заявки людей з особливими потребами. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчуватимуть повагу та підтримку в реалізації свого потенціалу.Наша організація визнана критично важливою для функціонування економіки в особливий період.Обов'язки:Допомога у веденні документації, зборі внутрішніх документів та оновленні бази даних;Допомога у підготовці додаткових угод, зборі рахунків за оренду приміщень та підготовці їх до оплати відповідно до фінансових процедур MAG;Підтримка персоналу з питань обслуговування приміщень та комунікація із зовнішніми підрядниками, постачальниками та орендодавцями;Допомога в координації роботи зовнішніх підрядників або технічного персоналу орендодавця для виконання ремонтів або встановлення обладнання за потреби;Підготовка логістичних документів відповідно до національних вимог та політик MAG;Допомога у вирішенні питань ремонту та потреб гостьових будинків (GH) і офісів у Києві;Взаємодія з іншими відділами для вирішення питань, пов'язаних із забезпеченням приміщень, та підтримки операційної діяльності;Адміністративна підтримка в організації воркшопів, тренінгів і семінарів у Києві;Виконання інших пов'язаних обов'язків за дорученням Administrative and Facilities Officer.Вимоги:

Вища освіта (бажано за напрямом роботи);
2 роки досвіду в адміністративній діяльності або суміжній сфері;
Впевнений користувач ПК (MS Office);
Досвід роботи в громадських або благодійних організаціях буде перевагою;
Знання мов:

Українська - не нижче Upper-Intermediate.Англійська - високий рівень.Як подати заявку:Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист до 06 квітня 2026 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата.Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною.Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов'язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена.MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу.MAG UkrainePosition Title: Administrative AssistantDuty Station: KyivStart Date: ASAPType of Appointment: Official employment under a fixed-term contract until 11.12.2026 with the possibility of extension.Probation period: 3 monthsSalary: 50 200 grossAbout MAG:MAG is international organization who has been delivering explosive ordnance clearance and risk education globally for over 30 years in over 34 countries. MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict.Our mission:Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response. MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict.MAG strongly encourage people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.MAG is an organisation that is approved as a critically important organisation for national infrastructure.Responsibilities:Assisting in filing, collecting internal documentation, and keeping the database updated;Assisting in preparing additional agreements, collecting invoices for facilities rent payments and preparing them for payment in accordance with MAG financial procedures;Assist facilities staff and communicate with external contractors, vendors, and landlords;Assist in coordinating external contractors or landlords' maintenance staff to carry out repairs or installations where necessary;Prepare logistic documents according to national requirements and MAG's policies;Assist with repairs and facility needs for Kyiv GHs and offices;Collaborate with other departments to address facility-related needs and support operational activities;Provide administrative support in organizing workshops, trainings, and seminars in Kyiv;Fulfil any other related duties as instructed by the Administrative and Facilities Officer.Requirements:Higher education (preferably relevant to the field of work);2 years' experience in administration or in a related field;Confident PC user (MS Office);Experience working in public or charitable organizations will be an advantage.Languages:Ukrainian - fluent (spoken and written);English -not lower than Upper-Intermediate.How to apply:This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter in English by 06 April 2026 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate.Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful.Please note that as part of MAG's commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed.MAG is committed to the principles of diversity, equality and inclusion. If you think you would be suited to one of our roles we would welcome your application regardless of your background. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential.

Rabota

Откликнуться