Logistics Officer

• Develop and monitor a procurement market strategy at local level fitting with HH needs.
• Ensure compliance of HH and donors procurement procedures.
• Establish and update procurement plans for projects in close cooperation with program team.
• Lead the procurement process.
• Supervise the preparation and development of procurement files.
• Ensure the collection of quotations as required.
• Lead the launch and management of tenders as required.
• Lead contacts and communications with vendors, suppliers and service providers.
• Ensure development of Service Provider Performance Evaluation.
• Ensure goods/assets procured are properly stored and followed up through frequent inventory.
• Ensure procurement files, for ongoing and finalized procurement, are complete and archived according to HH policy and procedures.

• Maintain HH asset list up to date and mark all new relevant items procured.
• Ensure frequent inventory of the assets/equipment to update their status.
• Organize installation, safeguarding and follow up of the assets/Equipment.
• Follow up on communication means and ensure that they are regularly checked and operational (internet, phones, devices…)
• Ensure the maintenance and correct use of IT equipment.
• Implement backup and data-protection following HH procedures.

• Ensure HH premises are fitting with overall working requirement (space, security/safety, stationaries, furniture,…).
• Manage renewal of the HH lease agreement and maintain contact with the landlords.
• Analyze when required the local premise market and contribute to the premise need assessment.
• Propose upgrades/Equipment to improve the overall working condition and security/safety measures in collaboration with the Head of Mission.

• Supervise the planning and execution of the vehicle fleet in line with security rules.
• Ensure all vehicles have administrative documents, registration and driving license up to date.
• Ensure service providers/drivers are following up the movement procedures as per HH SOPs.
• Ensure tracking of movement (logbook, tracking app) are in place and are used correctly.
• Ensure fuel consumption and vehicle mileage are monitored, consolidated, analyzed and recorded.
• Ensure drivers are receiving general training/information and have Performance evaluation made.

• Contribute to the development of HH Security plan.
• Implement security/safety measures as determined in the Security plan and the Head of Mission.
• Participate and contribute to relevant security meetings.
• Follow up and comply with HAMAP-Humanitaire Security and Safety procedures.

• Ensure relevant monitoring of HH local partner as required.
• Travel to areas of Ukraine as required.

• University degree in business administration, finance, logistics or relevant field.

• At least 3 years or work experience in operations field.
• Practical experience with international NGOs, or UN is a strong advantage.
• Experience in the Mine Action sector is a strong advantage.

• Flexible and adaptable to any situation.
• Ability to work independently while under pressure.
• Excellent work habits with a willingness to work in a multi-cultural environment.
• Excellent organizational skills.
• Excellent communication skills, including drafting documents.

• Надішліть своє резюме англійською мовою на адресу hr.ua@hamap.org, вказавши у темі листа код вакансії(UA_2026-001).
• Кінцевий термін подання заявок - 27 березня2026 року. Заявки, отримані після цієї дати, не розглядатимуться. Заявки розглядатимуться у міру надходження, і вакансія може бути заповнена до закінчення терміну.

• Розробляти та контролювати стратегію ринку закупівель на місцевому рівні відповідно до потреб HH.
• Забезпечувати дотримання процедур закупівель HH та донорів.
• Створювати та оновлювати плани закупівель для проектів у тісній співпраці з командою програми.
• Керувати процесом закупівель.
• Контролювати підготовку та розробку закупівельних документів.
• Забезпечувати збір пропозицій за необхідності.
• Керувати запуском та управлінням тендерами за необхідності.
• Керувати контактами та комунікацією з продавцями, постачальниками та надавачами послуг.
• Забезпечувати розробку оцінки ефективності роботи надавачів послуг.
• Забезпечувати належне зберігання закуплених товарів/активів та їх контроль шляхом регулярної інвентаризації.
• Забезпечувати, щоб документи щодо закупівель, як поточних, так і завершених, були повними та архівувалися відповідно до політики та процедур HH.

• Підтримувати актуальність переліку активів HH та відзначати всі нові відповідні придбані позиції.
• Забезпечувати регулярну інвентаризацію активів/обладнання для оновлення їхнього статусу.
• Організовувати встановлення, охорону та супровід активів/обладнання.
• Контролювати засоби зв'язку та забезпечувати їх регулярну перевірку та працездатність (Інтернет, телефони, пристрої…)
• Забезпечувати технічне обслуговування та правильне використання ІТ-обладнання.
• Здійснювати резервне копіювання та захист даних відповідно до процедур HH.

• Забезпечувати відповідність приміщень HH загальним робочим вимогам (простір, охорона/безпека, канцелярські товари, меблі тощо).
• Управляти поновленням договору оренди HH та підтримувати контакт з орендодавцями.
• За необхідності аналізувати місцевий ринок нерухомості та брати участь в оцінці потреб у приміщеннях.
• Пропонувати модернізацію/обладнання для поліпшення загальних умов роботи та заходів безпеки у співпраці з головою місії.

• Контролювати планування та експлуатацію автопарку відповідно до правил безпеки.
• Забезпечувати актуальність адміністративних документів, реєстрації та водійських прав для всіх транспортних засобів.
• Забезпечувати дотримання постачальниками послуг/водіями процедур переміщення відповідно до стандартних операційних процедур HH.
• Забезпечувати наявність та правильне використання засобів відстеження руху (журнал, додаток для відстеження).
• Забезпечувати моніторинг, узагальнення, аналіз та реєстрацію споживання палива та пробігу транспортних засобів.
• Забезпечувати проходження водіями загального навчання/отримання інформації та проведення оцінки їхньої роботи.

• Брати участь у розробці плану безпеки HH.
• Впроваджувати заходи безпеки/захисту, визначені у плані безпеки та головою місії.
• Брати участь та робити внесок у відповідні наради з питань безпеки.
• Стежити за виконанням та дотримуватися процедур HAMAP-Humanitaire з безпеки та охорони.

• Забезпечувати відповідний моніторинг місцевого партнера HH за потреби.
• Виїжджати в різні регіони України за потреби.

• Вища освіта у сфері управління бізнесом, фінансів, логістики або відповідної галузі.

• Щонайменше 3 роки досвіду роботи в оперативній сфері.
• Практичний досвід роботи в міжнародних НУО або ООН є значною перевагою.
• Досвід роботи у сфері протимінної діяльності є значною перевагою.

• Гнучкість та здатність адаптуватися до будь-якої ситуації.
• Здатність працювати самостійно в умовах стресу.
• Відмінні робочі навички та готовність працювати в мультикультурному середовищі.
• Відмінні організаційні навички.
• Відмінні комунікативні навички, включаючи складання документів.

Rabota