Асистент(ка) із закупівель/Procurement Assistant

• Управління життєвим циклом мікрозакупівель від замовлення до оплати.
• Допомога у підготовці закупівельної документації, в тому числі запитів на пропозиції, меморандумів про переговори, дозволів на передання на субпідряд, відмов від прав.
• Актуалізації та ведення проєктних трекерів, закупівельної та інвентаризаційної документації.
• Підготовка та подання пакетів закупівельної документації та рахунків на оплату в співпраці з менеджером із закупівель.
• Ведення зрозумілих і прозорих закупівельних файлів для фіксування відповідності політикам Кімонікс і МЗС Великої Британії.
• Моніторинг субпідрядних договорів і договорів про закупівлю, забезпечення їхньої відповідності умовам, надання регулярних звітів.
• Контроль за роботою субпідрядників, досягненням результатів, рахунками, забезпечення відповідності погодженим замовленням на виконання робіт.
• Підготовка, проведення та публікація запрошень до участі в торгах (RFI, RFP, RFQ) та іншої тендерної документації.
• Проведення досліджень ринку.
• Участь у тендерних комітетах та складання супровідної документації.
• Підготовка договорів, субпідрядних договорів, додаткових угод.
• Допомога менеджеру з закупівель на всіх етапах тендерного процесу.
• Комунікація з фінансовим підрозділом і постачальниками з метою збору необхідної інформації та документації.
• Участь у архівуванні фінансової та закупівельної документації.
• Участь у підготовці щотижневих, піврічних, річних, а також позапланових звітів.
• Забезпечення відповідності політикам і процедурам Кімонікс і МЗС Великої Британії.
• Виконання інших завдань за дорученням менеджера із закупівель.

• Ступінь бакалавра в галузі бізнес-адміністрування, фінансів, права або суміжних галузей.
• Від 1 року відповідного досвіду роботи на адміністративних або операційних посадах (бажано у міжнародних донорських програмах).
• Досвід збору та аналізу бухгалтерських даних.
• Високий рівень комунікаційних навичок (усних і письмових).
• Добре розвинені організаційні та командні навички.
• Вміння одночасно працювати з великою кількістю завдань і розставляти пріоритети, висока увага до деталей.
• Володіння програмами Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Уміння працювати в різноманітному колективі та підтримувати гарні робочі стосунки в умовах багатоетнічного, багатокультурного та багатодисциплінарного середовища.
• Усні та письмові навички англійської мови на середнього рівня чи вище.
• Гнучкість, ентузіазм, бажання навчатися.

• Manage the order-to-pay lifecycle for micro-purchases.
• Assist in drafting procurement documents, including solicitations, negotiation memos, consents to subcontract, and waivers.
• Update and maintain project trackers, procurement, and inventory records.
• Prepare and submit procurement packages and invoices for payment in coordination with the Procurement Manager.
• Maintain clear and concise procurement files to document compliance with Chemonics and FCDO policies.
• Monitor subcontracts and purchase orders, ensuring compliance with terms and conditions. Provide regular status reports.
• Manage subcontractor activities, deliverables, and invoices, ensuring they align with approved work orders.
• Draft, conduct, and publish Invitations to Tender (RFIs, RFPs, RFQs) and other solicitation documents.
• Conduct market research.
• Participate in evaluation committees and draft supporting documents.
• Draft contracts, subcontracts, and modifications.
• Assist the Procurement Manager throughout the tender process.
• Liaise with the finance department and vendors to collect required information and documentation.
• Assist in archiving financial and procurement files.
• Contribute to weekly, semi-annual, annual, and ad hoc reporting.
• Ensure compliance with Chemonics and FCDO policies and procedures.
• Perform other duties as assigned by the Procurement Manager or design.

• Bachelor's degree in business administration, finance, legal, or other relevant fields.
• 1+ years of relevant administrative or operations experience (preferably in an international donor-funded program).
• Experience with the collection and analysis of accounting data.
• Strong communication skills, both oral and written.
• Good organisational and teamwork skills.
• Ability to manage and prioritise multiple tasks with excellent attention to detail.
• Proficiency in Microsoft Office programs (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Ability to work within a diverse team and maintain good working relations in a multi-ethnic, multi-cultural, and multi-disciplinary environment.
• Intermediate or higher proficiency in written and spoken English.
• Flexible, enthusiastic, and willing to learn.

Rabota