Finance, Administration Officer

• 80 000 - 100 000 UAH
• Non-profit and charitable organizations; less than 10 employees
• Kyiv
• Full-time. Work experience more than 2 years. Higher education.
• English - advanced

• Update on a frequent basis HH Allocation table and all relevant finance tools.
• Update and analyze budget follow up tools in coordination with the Head of Mission.
• Ensure compliance to HH and donor financial procedures.
• Contribute to financial report development.
• Contribute, in close link with the Head of Mission, to develop project proposal budgets.
• Ensure financial monitoring of HAMAP local partner as required.

• Formulate monthly cash request.
• Supervise safe and cashbox and ensure weekly cash counts for the office.
• Contribute to develop and maintain a Cash Management policy.
• Review eligibility of all related expenses in compliance with HH procedures.
• Carry out timely corrective actions on unsubmitted expense requests and reports, including budget check errors, match exceptions, and unapproved requests, and reports.
• Prepare and supervise the monthly closing, review and integration of the accounting.
• Ensure the proper archive of the all the relevant supporting documents.

• Ensure communication and follow up with the HH lawyer as required for the management of local HR and other matters.
• Ensure communication and follow up with the HH Accountant as required.
• Contribute to the development of HH Internal Rules and Regulations.

• Follow HAMAP-Humanitaire Security rules and procedures.
• Travel to areas of Ukraine as required.

• University degree in business administration, finance, logistics or relevant field.

• At least 3 years or work experience in finance/administration.
• Practical experience with international NGOs, or UN is a strong advantage.
• Experience in the Mine Action sector is a strong advantage.

• Flexible and adaptable to any situation.
• Ability to work independently while under pressure.
• Excellent work habits with a willingness to work in a multi-cultural environment.
• Excellent organizational skills, including proven ability in administration, financial and logistics.
• Excellent communication skills, including drafting documents.

• Надішліть своє резюме англійською мовою на адресу [], вказавши у темі листа код вакансії(UA_2026-002).
• Кінцевий термін подання заявок - 27 березня 2026 року. Заявки, отримані після цієї дати, не розглядатимуться. Заявки розглядатимуться у міру їх надходження, і вакансія може бути заповнена до закінчення терміну.

• Регулярно оновлювати таблицю розподілу коштів HH та всі відповідні фінансові інструменти.
• Оновлювати та аналізувати інструменти контролю за виконанням бюджету у співпраці з керівником місії.
• Забезпечувати дотримання фінансових процедур HH та донорів.
• Брати участь у підготовці фінансових звітів.
• У тісній співпраці з керівником місії брати участь у розробці бюджетів проектних пропозицій.
• Забезпечувати фінансовий моніторинг місцевого партнера HAMAP за необхідності.

• Складання щомісячних запитів на готівку.
• Нагляд за сейфом та касою та забезпечення щотижневого перерахунку готівки в офісі.
• Участь у розробці та підтримці політики управління грошовими потоками.
• Перевірка відповідності всіх пов'язаних витрат процедурам HH.
• Вчасне вжиття коригувальних заходів щодо неподаних запитів на витрати та звітів, включаючи помилки перевірки бюджету, невідповідності та незатверджені запити та звіти.
• Підготовка та контроль щомісячного закриття, перевірка та інтеграція бухгалтерського обліку.
• Забезпечення належного архівування всіх відповідних підтверджуючих документів.

• Забезпечення комунікації та взаємодії з юристом HH за необхідності для управління місцевим персоналом та інших питань.
• Забезпечення комунікації та взаємодії з бухгалтером HH за необхідності.
• Участь у розробці внутрішніх правил та положень HH.

• Дотримуватися правил та процедур HAMAP-Humanitaire Security.
• Виїжджати в різні регіони України за потреби.

• Вища освіта у сфері управління бізнесом, фінансів, логістики або відповідної галузі.

• Щонайменше 3 роки досвіду роботи у сфері фінансів/адміністрації.
• Практичний досвід роботи в міжнародних НУО або ООН є значною перевагою.
• Досвід роботи у сфері протимінної діяльності є значною перевагою.

• Гнучкість та здатність адаптуватися до будь-якої ситуації.
• Здатність працювати самостійно в умовах стресу.
• Відмінні робочі навички та готовність працювати в мультикультурному середовищі.
• Відмінні організаційні навички, включаючи підтверджену здатність до адміністративної, фінансової та логістичної роботи.
• Відмінні комунікативні навички, включаючи складання документів.

Rabota