Менеджер з адміністративно-фінансової діяльності / Support Services Manager

• Забезпечувати, щоб кожен відділ групи підтримки (закупівлі та логістика, відділ кадрів, фінанси та адміністрування) мав річний план дій, а також, щоб цей річний план дій було розділено на індивідуальний план дій для кожного члена команди;
• Забезпечувати, щоб планування проектів включало відповідні вимоги служб підтримки (наприклад, терміни проведення закупівель та відповідні бюджети);
• Забезпечувати, щоб служба підтримки була у належному стані, щоб відповідати на потреби програм;
• Бути координатором для перевірки відповідності, реєстру ризиків, внутрішнього аудиту результативності в Південному регіоні.

• Забезпечувати, щоб інструмент відстеження найму співробітників був оновленим і точним, включаючи поточний і запланований набір, відповідно до можливого майбутнього нового фінансування;
• Забезпечувати, щоб прибуття нового персоналу було передбачено та повідомлено відповідним працівникам ДРБ (заплановано ввідний інструктаж, надано навчання щодо Кодексу поведінки та всієї іншої кадрової інформації, доступне обладнання та засоби безпеки);
• Забезпечувати, щоб щорічні завдання з управління персоналом виконувалися відповідно до процедур ДРБ (кінець випробувального терміну, щорічна оцінка тощо);
• Оптимізовувати планування HR у відділах (наприклад, підтримка розробки органограм);
• Забезпечувати, щоб команда відділу кадрів виконувала щоденні завдання, такі як прийом персоналу, продовження/внесення змін до контракту, подання табеля та відстеження відпусток.

• Координувати ключові адміністративні завдання;
• Забезпечувати виконання рутинних завдань командою (підтримка гостьових домів, отримання віз, забезпечення телефонним зв'язком, оплата комунальних послуг, складання договорів оренди тощо);
• Здійснювати контроль за закупівлею канцелярського приладдя та меблів, витратних матеріалів, засобів зв'язку тощо.

• Забезпечувати дотримання процедур закупівель та брати участь в тендерах
• Забезпечувати, щоб термін виконання закупівель був розумним і не сповільнював реалізацію діяльності ДРБ
• Ретельно стежити за ключовими показниками ефективності відділу та забезпечувати своєчасне подання щомісячних звітів та їх високу якість;
• Бути координатором у прийнятті рішень щодо руху автопарку;
• Спільно з керівником відділу постачання забезпечувати, щоб кожен зі співробітників (закупівлі, автопарк, активи, склад та ІТ) мав цілі та досягав їх відповідно до процедур ДРБ.

• Бути основним розпорядником бюджетів служби підтримки;
• Надавати підтримку розпорядникам бюджету, щоб гарантувати, що подальші дії щодо бюджету (BFU) зрозумілі та відповідають вимогам ДРБ, забезпечувати навчання та повторні тренінги, щоб переконатися, що розпорядники бюджетів надають точний прогноз і належним чином використовують фінансові коди;
• Надавати поради щодо управління грантовим бюджетом з точки зору бюджетної гнучкості та вирівнювання бюджету;
• Брати активну участь у розробці бюджетних пропозицій;
• Разом з фінансовим відділом забезпечувати, що команди програм чітко розуміли вимоги відповідності;
• Забезпечувати виконання щомісячних фінансових завдань (нарахування заробітної плати, касові книги та прогнозування грошових коштів) відповідно до процедур Посібника з операційної діяльності.

• Знання циклу проєктного менеджменту
• Знання менеджменту ланцюгів постачання та процесів закупівель
• Знання бюджетного циклу та процесів моніторингу
• Знання принципів кодексу поведінки та систем HR для управління продуктивністю
• Знання основних політик донорів та процедур відповідності
• Повне професійне володіння англійською мовою

Rabota